Ratgeber

Briefkastenfirma: Wo die Grenze zur seriösen Geschäftsadresse liegt

Wer eine Geschäftsadresse mietet, hört schnell das Wort Briefkastenfirma. Der Begriff stammt nicht aus dem Gesetz, beschreibt aber ein echtes Problem. Dieser Ratgeber erklärt, worauf Finanzamt, Gewerbeamt und Gerichte schauen.

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Was mit Briefkastenfirma gemeint ist

Im Alltag heißt ein Unternehmen Briefkastenfirma, wenn es an seiner Anschrift nicht tatsächlich arbeitet: Dort gibt es weder Geschäftsleitung noch Mitarbeiter, sondern nur einen Briefkasten. Bekannt ist der Begriff aus Berichten über Steuervermeidung und Geldwäsche. Als Rechtsbegriff kommt er nicht vor.

Die gemietete Adresse allein macht ein Unternehmen nicht zur Briefkastenfirma. Es kommt darauf an, ob hinter dem Unternehmen ein echter Geschäftsbetrieb steht und ob die Behörden wissen, wo er stattfindet.

Sitz laut Vertrag und Ort der Geschäftsleitung

Eine GmbH bestimmt ihren Sitz im Gesellschaftsvertrag: Nach § 4a GmbHG ist Sitz „der Ort im Inland, den der Gesellschaftsvertrag bestimmt“. Das Steuerrecht schaut zusätzlich auf die Geschäftsleitung. Nach § 10 AO ist das „der Mittelpunkt der geschäftlichen Oberleitung“, also der Ort, an dem die wichtigen Entscheidungen tatsächlich fallen.

Beides kann auseinanderfallen, und das ist nicht verboten. Das Steuerrecht knüpft aber an mehreren Stellen an den Ort der Geschäftsleitung an, zum Beispiel bei der Frage, welches Finanzamt für eine Kapitalgesellschaft zuständig ist (§ 20 AO). Eine Anschrift, an der nicht entschieden wird, ändert daran nichts.

Betriebsstätte und Gewerbesteuer

Gewerbesteuer erhebt die Gemeinde, in der eine Betriebsstätte zur Ausübung des Gewerbes unterhalten wird (§ 4 Abs. 1 GewStG). Was eine Betriebsstätte ist, regelt § 12 AO: „jede feste Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient“. Ausdrücklich genannt ist auch die Stätte der Geschäftsleitung.

Ob ein Briefkasten allein diese Voraussetzung erfüllt, ist fraglich. Wer eine Anschrift wählt, um Gewerbesteuer zu sparen, ohne dort tätig zu sein, sollte das vorher mit einem Steuerberater besprechen.

Wenn Post nicht ankommt: öffentliche Zustellung

GmbH und UG müssen eine inländische Geschäftsanschrift zum Handelsregister anmelden (§ 8 Abs. 4 Nr. 1 GmbHG). Scheitert die Zustellung dort und unter den anderen bekannten Anschriften, erlaubt § 185 Nr. 2 ZPO die öffentliche Zustellung durch öffentliche Bekanntmachung. Fristen können dann laufen, ohne dass jemand im Unternehmen das Schreiben gesehen hat.

Das Existenzgründungsportal des Bundeswirtschaftsministeriums nennt als Risiko virtueller Adressen ausdrücklich, dass eine Klageschrift nicht zugestellt wird und ein Versäumnisurteil ergeht. Deshalb kommt es darauf an, dass an der Adresse jemand die Post annimmt und Sie zuverlässig informiert. Mehr dazu im Ratgeber zur ladungsfähigen Anschrift.

Warum Anbieter Ihre Identität prüfen müssen

Wer für Dritte eine Geschäfts-, Verwaltungs- oder Postadresse bereitstellt, ist nach § 2 Abs. 1 Nr. 13 GwG zur Prüfung seiner Kunden verpflichtet. Hinzu kommt das Transparenzregister: Juristische Personen und eingetragene Personengesellschaften müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten dorthin melden (§ 20 Abs. 1 GwG). Beides soll verhindern, dass Adressen helfen zu verschleiern, wer hinter einem Unternehmen steht.

Wie die Prüfung bei Metz-Box abläuft, steht im Ratgeber Postvollmacht und Identitätsprüfung.

So nutzen Sie eine gemietete Adresse sauber

Nennen Sie Gewerbeamt und Finanzamt alle Standorte und Anschriften, unter denen Sie im Geschäftsverkehr auftreten. Das empfiehlt auch das Existenzgründungsportal des Bundes.
Geben Sie als Sitz einer Gesellschaft nur einen Ort an, an dem Sie erreichbar sind, und besprechen Sie die Gestaltung vorab mit Notar oder Steuerberater.
Sorgen Sie dafür, dass Post an der Adresse angenommen wird und Sie zeitnah davon erfahren.
Halten Sie Ihre Angaben im Handelsregister und im Transparenzregister aktuell.
Heben Sie den Vertrag mit dem Adressanbieter auf, damit Sie die Nutzung belegen können.

Wie Metz-Box damit umgeht

Metz-Box ist ein Standort mit festen Öffnungszeiten (Montag bis Freitag, 08:00 bis 17:00 Uhr) in der Industriestraße 8, 68542 Heddesheim. Sie können dort im Coworking arbeiten, und jede Sendung nimmt ein Mensch entgegen. Wir prüfen die Identität jedes Kunden und bei Unternehmen die wirtschaftlich Berechtigten. Ob Ihre geplante Nutzung zulässig ist, beantworten Gewerbeamt, Finanzamt oder Ihr Steuerberater.

Häufige Fragen

Ist eine Briefkastenfirma illegal?

Der Begriff ist kein Rechtsbegriff, und eine gemietete Anschrift ist nicht verboten. Problematisch wird es, wenn die Anschrift den tatsächlichen Ort der Geschäftstätigkeit verschleiern soll, etwa gegenüber Finanzamt oder Gläubigern.

Darf meine GmbH ihren Sitz an einer gemieteten Adresse haben?

Den Sitz bestimmt der Gesellschaftsvertrag (§ 4a GmbHG). Unter der eingetragenen Geschäftsanschrift muss aber zugestellt werden können, und steuerlich zählt der Ort der Geschäftsleitung. Besprechen Sie die Gestaltung mit Notar oder Steuerberater.

Muss ich den Behörden alle Anschriften nennen?

Das Existenzgründungsportal des Bundeswirtschaftsministeriums empfiehlt, Finanzamt und Gewerbeamt alle Standorte und Anschriften mitzuteilen, unter denen Sie im Geschäftsverkehr auftreten.

Kann man mit einer Briefkastenadresse Gewerbesteuer sparen?

Gewerbesteuer erhebt die Gemeinde, in der eine Betriebsstätte unterhalten wird (§ 4 GewStG), und Betriebsstätte ist eine feste Geschäftseinrichtung, die der Tätigkeit dient (§ 12 AO). Ob ein Briefkasten das erfüllt, ist fraglich. Lassen Sie solche Gestaltungen von einem Steuerberater prüfen.